Keberadaan arsip negara dipandang penting untuk dilindungi karena merupakan bukti otentik serta penegasan suatu sejarah kehidupan berbangsa dan bernegara. Oleh karenanya, instansi terkait wajib untuk memelihara sarana dan infrastruktur terhadap keamanan arsip yang ada di Bumi Cenderawasih.

Instansi terkait juga diminta mulai meningkatkan sumber daya manusia (SDM) para tenaga pengelola kearsipan. “Dengan harapan mereka lebih memahami tugas pokok dan fungsinya dalam mengelola kearsipan. Selanjutnya memiliki inovasi-inovasi yang positif dalam pengembangan kearsipan dimasa mendatang,” terang Staf Ahli Gubernur Papua Bidang Kesejahteraan Sosial dan Sumber Daya Manusia, Anni Rumbiak pada bimbingan konsultasi teknis pengelolaan arsip aset nasional di lingkungan Pemprov Papua, Rabu (3/5) kemarin.

Hal yang tak kalah penting disampaikan Anni, agar dibuat daftar arsip aset pada masing-masing pemerintah provinsi, kabupaten dan kota. Sebab UU No. 43 2009 tentang kearsipan, bertujuan agar terciptanya dokumen tertulis yang terpercaya.

Dilain pihak, untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang handal, menjamin keselamatan aset nasional dan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pemanfaatan arsip.

“Sebab semakin meningkatnya kegiatan suatu organisasi pemerintah maka meningkat pula volume arsip yang tercipta. Kemudian jika arsip yang tercipta itu tidak segera ditangani secara cepat dan tepat maka tidak menutup kemungkinan ruang dokumen tertulis menjadi penuh hingga tak cukup menampung”.

“Sehingga pada akhirnya arsip menjadi menumpuk di kolong meja, diatas lemari, di pojok ruang kerja, atau dibawah tangga dan sebagainya. Kondisi ini bisa menghadirkan pemandangan tidak sedap dan mengganggu kenyamanan. Sebab itu mesti perlu ada pengelolaan yang handal, tertib dan tertata,” harap dia.

Ditambahkan Anni, tanpa keberadaan arsip, keberlangsungan sebuah organisasi tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik. Oleh karena itu, kualitas sumber daya manusia sebagai tenaga pengelola mesti terus di upgrade serta diikusertakan dalam diklat maupun bimbingan teknis kearsipan.

“Karena itu, saya berpesan kepada para narasumber dan pemateri untuk memberikan pelatihan dengan sebaik-baiknya agar dapat dipahami serta mudah dicerna. Dengan harapan kedepan tercipta tenaga kearsipan yang handal dan bertanggung jawab. Lebih khusus dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi masing-masing”.

“Semoga melalui bimbingan teknis ini menjadi pedoman yang terbaik bagi tenaga kearsipan dalam mengelola seluruh dokumen tertulis yang ada di lingkungan kerjanya masing-masing,” pungkasnya.